Politique de confidentialité des clients

Les renseignements personnels se définissent comme toute information sur une personne identifiable quelconque, notamment :

• son nom, son adresse, son numéro de téléphone ou son adresse courriel;
• sa date de naissance;
• tout numéro d’identification, symbole ou autre identifiant personnel; et
• toute correspondance de nature implicitement ou expressément privée ou confidentielle.

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée(LAIPVP) de l’Ontario, la Commission de transport Ontario Northland (CTON) est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle.

En soumettant vos renseignements personnels à la CTON, vous lui accordez votre consentement à les recueillir, les utiliser et les divulguer :

• conformément avec la présente Politique de confidentialité;
• à toutes autres fins vous étant précisées au moment de la cueillette de tels renseignements; et
• à toutes fins permises par les lois en vigueur.

Vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement en nous transmettant un avis par écrit, et ce, sous réserve des lois en vigueur. Nous vous prions cependant de noter que le retrait de votre consentement risque d’avoir incidence sur notre capacité à répondre à vos demandes ou à vous offrir nos services.

Pour vous offrir ses services et/ou ses produits, la CTON doit recueillir vos données personnelles lorsque vous en faites la demande et subséquemment. La CTON pourra recueillir vos données personnelles en personne, au téléphone, par la pose, par télécopieur ou sur Internet.

Pour des raisons de sécurité et de protection du personnel de la CTON, de ses visiteurs et de ses clients, ainsi que pour la prévention et la détection d’activités criminelles, celle-ci pourrait mettre en place des caméras dans ses installations.

La CTON se réserve le droit d’utiliser vos renseignements personnels dans les cas suivants :

• pour vous offrir ses produits et services, notamment :
  • pour vous faire part de ses produits et services;
  • pour vérifier votre identité et/ou votre admissibilité à certains services de la CTON;
  • pour exécuter des transactions de nature financière ou autres transactions, dont le paiement ou le remboursement d’un droit de transport;
  • pour mener des campagnes publicitaires, y compris des concours, des tirages, des tombolas, des promotions et des offres de produits et services de tiers;
  • pour vous faire connaître ses nouveaux produits et services ou sur certains événements futurs de la CTON, y compris les événements de tiers commandités par celle-ci; et
  • pour mettre en œuvre et administrer des programmes de récompenses et de fidélisation.
• La gestion, le développement et l’amélioration de ses opérations, ses produits et ses services, en particulier :
  • pour répondre aux commentaires, aux questions et aux plaintes;
  • pour détecter et empêcher le vol et les activités illicites;
  • pour assurer la gestion et le respect des règlements, des règles administratives et des politiques de la CTON; et
  • à des fins d’audit des procédures internes.
• L’évaluation, le traitement et la gestion : demandes d’emploi; réclamations en cas de blessures, de dommages et autres réclamations; les appels d’offres, les propositions et les contrats.
• La recherche, la compilation de statistiques, la planification et les prévisions actuarielles, y compris :
  • l’analyse des résultats et tendances sur le plan opérationnel; et
  • la réalisation d’études de marché.
• Pour se conformer aux obligations légales et réglementaires de la CTON et à celles de la présente Politique de confidentialité.
• À toutes autres fins requises ou autorisées par la loi.

La CTON peut également utiliser vos renseignements personnels pour créer des données agrégées. Les données agrégées sont des renseignements placés dans un format qui empêche ou limite la possibilité de révéler l’identité d’une personne. Ces données peuvent être utilisées pour établir des statistiques générales ou suivre le comportement des clients de manière générale (par exemple, le nombre de clients vivant dans une certaine région). Ces données agrégées sont utilisées par la CTON pour planifier, concevoir, mettre en œuvre, commercialiser et promouvoir ses services et produits. Elles ne seront pas utilisées pour vous identifier.

Dans l’éventualité où la CTON désirerait obtenir des renseignements personnels à des fins autres que celles précisées ci-dessus, elle vous en fera demande et obtiendra votre consentement avant de les utiliser à de telles fins.

La CTON peut de temps à autre fournir vos renseignements personnels à des tiers avec lesquels elle collabore pour fournir ses produits et services ou qui ont besoin de connaître ces renseignements pour l’une des raisons décrites ci‑dessus. Il peut s’agir de circonstances dans lesquelles:

• la CTON fournira des données cumulatives à des tiers à des fins de planification, de développement, de mise en œuvre, de commercialisation ou de promotion de ses services, ou à des fins de recherche, de compilation de statistiques, de planification et de prévision actuarielle;
• lorsqu’une telle divulgation est requise ou autorisée par la loi ou suite à une ordonnance des tribunaux; ou
• lorsque la divulgation à des tiers est raisonnablement nécessaire pour vous approvisionner en produits et services.

Les tiers se définissent comme suit : toute organisation avec laquelle la CTON collabore en vue de vous fournir ses produits et services, y compris les agents contractuels et autres fournisseurs de services, les sociétés affiliées, les municipalités et autres agences gouvernementales. Aucun renseignement personnel ne sera divulgué à des tiers sans que ceux-ci n’aient consenti à se conformer aux normes de confidentialité en vigueur, y compris à celles de la présente Politique de confidentialité et de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

La collecte de renseignements personnels sera limitée à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés par la CTON, dans la présente Politique de confidentialité ou autrement.

Une fois recueillis, les renseignements personnels sont utilisés et divulgués uniquement dans les cas suivants :

• aux seules fins auxquelles ces renseignements ont été recueillis et auxquelles vous avez consenti (au titre de la présente Politique de confidentialité ou sauf disposition contraire) ou
• lorsque les lois en vigueur l’exigent ou l’autorisent.

Vos renseignements personnels seront conservés pour les motifs cités précédemment aussi longtemps que nécessaire et, par la suite, pour une période de temps autorisée par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ou toute autre loi en vigueur. Lorsque vos renseignements personnels ne lui seront plus nécessaires, la CTON les détruira, les supprimera ou les effacera de ses dossiers de manière conforme à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Dans certains cas, des procédures de sauvegarde des données ou politiques de rétention de documents particulières pourraient empêcher la CTON d’enlever entièrement vos renseignements personnels. Dans de tels cas, ces renseignements seront conservés de façon sécuritaire conformément à la présente Politique de confidentialité.

La CTON adoptera les mesures appropriées pour faire en sorte que vos renseignements personnels soient précis, complets et à jour. Si vous souhaitez vérifier, mettre à jour, supprimer ou modifier vos renseignements personnels dans nos dossiers, veuillez nous en informer par écrit à l’adresse indiquée ci‑dessous. Vos renseignements personnels seront corrigés au besoin si vous démontrez incontestablement qu’ils sont inexacts ou incomplets. De telles modifications pourraient comprendre la correction, la suppression ou l’ajout d’informations, selon la nature des renseignements en cause. Si cela est indiqué, la CTON fournira les renseignements corrigés aux tierces parties ayant déjà accès à vos renseignements personnels.

Selon la nature confidentielle des renseignements personnels qu’elle recueille, la CTON fait appel à divers mécanismes de sécurité pour les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés de tels renseignements. Ainsi, la CTON pourrait adopter des mesures de sécurité techniques, contractuelles, administratives et physiques, et ce, individuellement ou ensemble pour protéger vos renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ces renseignements sont conservés.

La CTON s’engage à faire en sorte que vous puissiez avoir accès aux renseignements relatifs à ses politiques et pratiques de confidentialité. À cette fin, elle publie sur son site Web des renseignements généraux sur ces politiques et pratiques de confidentialité. Nous vous prions de communiquer par écrit avec le conseiller juridique de la CTON au Commission de transport Ontario Northland, 555, rue Oak Est, North Bay, Ontario, P1B 8L3, ou au téléphone au 705-472-4500, poste 316 s’il vous faut des renseignements supplémentaires.

Vous pouvez, sur demande et en tout temps, obtenir une confirmation de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et demander d’y avoir accès. Veuillez fournir à la CTON des données suffisantes pour lui permettre de vous remettre un rapport précis des renseignements personnels en sa possession. Selon la nature et la complexité de votre demande, certains frais pourraient être exigibles (conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée) avant que ladite demande ne puisse être traitée.

Dans certains cas, la CTON pourrait être dans l’impossibilité de vous fournir l’accès à l’ensemble des renseignements personnels dont elle dispose à votre égard. À titre d’exemple, il se peut qu’elle ne puisse divulguer de tels renseignements si ses dossiers font également référence à d’autres personnes, s’ils contiennent des renseignements de nature confidentielle ou s’ils font l’objet d’un privilège juridique. En fonction de la nature et de la complexité de la demande, il peut vous être demandé de payer des droits (conformément à l’article 57 de la LAIPVP) avant que votre demande ne soit traitée.

La CTON a mis en place certaines procédures pour répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements qu’elle reçoit concernant ses politiques et pratiques de traitement de vos renseignements personnels. Si vous croyez que la CTON ne se conforme pas aux principes énoncés dans la présente Politique de confidentialité ou à ceux de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec son conseiller juridique qui fera le nécessaire pour étudier la question. Toutes les plaintes seront étudiées et, lorsque celles-ci sont justifiées, les mesures nécessaires seront adoptées pour résoudre le problème conformément aux lois en vigueur.

Veuillez communiquer toutes questions ayant trait à la confidentialité à l’adresse suivante :

Hayden Wice, spécialiste, Accès à l’information et protection de la vie privée
Commission de transport Ontario Northland
555, rue Oak Est
North Bay, Ontario, P1B 8L3
(705) 472-4500, poste 516

La CTON pourra, à l’occasion, modifier la présente Politique de confidentialité; vous ne serez jamais dépouillés de vos droits en vertu de la présente Politique de confidentialité sans que la CTON ait d’abord obtenu votre consentement exprès. Toutes modifications à la présente Politique de confidentialité seront publiées sur les sites Web de la CTON et, en cas de modifications importantes, des avis plus évidents seront fournis, dont, dans certains cas, des avis par courriel traitant des modifications apportées à la présente Politique de confidentialité. La CTON conservera de plus les versions antérieures de la présente Politique de confidentialité dans ses archives à titre d’information.