Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, la Commission de transport Ontario Northland (CTON) s’engage à assurer la précision, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle obtient et utilise. Pour satisfaire à cet engagement, elle a mis au point la présente Politique de confidentialité et s’engage à s’y conformer. La présente Politique de confidentialité vise l’entreprise et les activités de la CTON et de ses divisions.
En soumettant vos renseignements personnels à la CTON, vous consentez aux modalités et conditions de la présente Politique de confidentialité.
Les renseignements personnels se définissent comme toute information sur une personne identifiable quelconque, notamment :
Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée(LAIPVP) de l’Ontario, la Commission de transport Ontario Northland (CTON) est responsable des renseignements personnels dont elle a la garde ou le contrôle.
En soumettant vos renseignements personnels à la CTON, vous lui accordez votre consentement à les recueillir, les utiliser et les divulguer :
Vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement en nous transmettant un avis par écrit, et ce, sous réserve des lois en vigueur. Nous vous prions cependant de noter que le retrait de votre consentement risque d’avoir incidence sur notre capacité à répondre à vos demandes ou à vous offrir nos services.
Pour vous offrir ses services et/ou ses produits, la CTON doit recueillir vos données personnelles lorsque vous en faites la demande et subséquemment. La CTON pourra recueillir vos données personnelles en personne, au téléphone, par la pose, par télécopieur ou sur Internet.
Pour des raisons de sécurité et de protection du personnel de la CTON, de ses visiteurs et de ses clients, ainsi que pour la prévention et la détection d’activités criminelles, celle-ci pourrait mettre en place des caméras dans ses installations.
La CTON se réserve le droit d’utiliser vos renseignements personnels dans les cas suivants :
La CTON peut également utiliser vos renseignements personnels pour créer des données agrégées. Les données agrégées sont des renseignements placés dans un format qui empêche ou limite la possibilité de révéler l’identité d’une personne. Ces données peuvent être utilisées pour établir des statistiques générales ou suivre le comportement des clients de manière générale (par exemple, le nombre de clients vivant dans une certaine région). Ces données agrégées sont utilisées par la CTON pour planifier, concevoir, mettre en œuvre, commercialiser et promouvoir ses services et produits. Elles ne seront pas utilisées pour vous identifier.
Dans l’éventualité où la CTON désirerait obtenir des renseignements personnels à des fins autres que celles précisées ci-dessus, elle vous en fera demande et obtiendra votre consentement avant de les utiliser à de telles fins.
La CTON peut de temps à autre fournir vos renseignements personnels à des tiers avec lesquels elle collabore pour fournir ses produits et services ou qui ont besoin de connaître ces renseignements pour l’une des raisons décrites ci‑dessus. Il peut s’agir de circonstances dans lesquelles:
Les tiers se définissent comme suit : toute organisation avec laquelle la CTON collabore en vue de vous fournir ses produits et services, y compris les agents contractuels et autres fournisseurs de services, les sociétés affiliées, les municipalités et autres agences gouvernementales. Aucun renseignement personnel ne sera divulgué à des tiers sans que ceux-ci n’aient consenti à se conformer aux normes de confidentialité en vigueur, y compris à celles de la présente Politique de confidentialité et de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
La collecte de renseignements personnels sera limitée à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs fixés par la CTON, dans la présente Politique de confidentialité ou autrement.
Une fois recueillis, les renseignements personnels sont utilisés et divulgués uniquement dans les cas suivants :
Vos renseignements personnels seront conservés pour les motifs cités précédemment aussi longtemps que nécessaire et, par la suite, pour une période de temps autorisée par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ou toute autre loi en vigueur. Lorsque vos renseignements personnels ne lui seront plus nécessaires, la CTON les détruira, les supprimera ou les effacera de ses dossiers de manière conforme à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Dans certains cas, des procédures de sauvegarde des données ou politiques de rétention de documents particulières pourraient empêcher la CTON d’enlever entièrement vos renseignements personnels. Dans de tels cas, ces renseignements seront conservés de façon sécuritaire conformément à la présente Politique de confidentialité.
La CTON adoptera les mesures appropriées pour faire en sorte que vos renseignements personnels soient précis, complets et à jour. Si vous souhaitez vérifier, mettre à jour, supprimer ou modifier vos renseignements personnels dans nos dossiers, veuillez nous en informer par écrit à l’adresse indiquée ci‑dessous. Vos renseignements personnels seront corrigés au besoin si vous démontrez incontestablement qu’ils sont inexacts ou incomplets. De telles modifications pourraient comprendre la correction, la suppression ou l’ajout d’informations, selon la nature des renseignements en cause. Si cela est indiqué, la CTON fournira les renseignements corrigés aux tierces parties ayant déjà accès à vos renseignements personnels.
Selon la nature confidentielle des renseignements personnels qu’elle recueille, la CTON fait appel à divers mécanismes de sécurité pour les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés de tels renseignements. Ainsi, la CTON pourrait adopter des mesures de sécurité techniques, contractuelles, administratives et physiques, et ce, individuellement ou ensemble pour protéger vos renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ces renseignements sont conservés.
La CTON s’engage à faire en sorte que vous puissiez avoir accès aux renseignements relatifs à ses politiques et pratiques de confidentialité. À cette fin, elle publie sur son site Web des renseignements généraux sur ces politiques et pratiques de confidentialité. Nous vous prions de communiquer par écrit avec le conseiller juridique de la CTON au Commission de transport Ontario Northland, 555, rue Oak Est, North Bay, Ontario, P1B 8L3, ou au téléphone au 705-472-4500, poste 316 s’il vous faut des renseignements supplémentaires.
Vous pouvez, sur demande et en tout temps, obtenir une confirmation de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et demander d’y avoir accès. Veuillez fournir à la CTON des données suffisantes pour lui permettre de vous remettre un rapport précis des renseignements personnels en sa possession. Selon la nature et la complexité de votre demande, certains frais pourraient être exigibles (conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée) avant que ladite demande ne puisse être traitée.
Dans certains cas, la CTON pourrait être dans l’impossibilité de vous fournir l’accès à l’ensemble des renseignements personnels dont elle dispose à votre égard. À titre d’exemple, il se peut qu’elle ne puisse divulguer de tels renseignements si ses dossiers font également référence à d’autres personnes, s’ils contiennent des renseignements de nature confidentielle ou s’ils font l’objet d’un privilège juridique. En fonction de la nature et de la complexité de la demande, il peut vous être demandé de payer des droits (conformément à l’article 57 de la LAIPVP) avant que votre demande ne soit traitée.
La CTON a mis en place certaines procédures pour répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements qu’elle reçoit concernant ses politiques et pratiques de traitement de vos renseignements personnels. Si vous croyez que la CTON ne se conforme pas aux principes énoncés dans la présente Politique de confidentialité ou à ceux de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec son conseiller juridique qui fera le nécessaire pour étudier la question. Toutes les plaintes seront étudiées et, lorsque celles-ci sont justifiées, les mesures nécessaires seront adoptées pour résoudre le problème conformément aux lois en vigueur.
Veuillez communiquer toutes questions ayant trait à la confidentialité à l’adresse suivante :
Hayden Wice, spécialiste, Accès à l’information et protection de la vie privée
Commission de transport Ontario Northland
555, rue Oak Est
North Bay, Ontario, P1B 8L3
(705) 472-4500, poste 516
La CTON pourra, à l’occasion, modifier la présente Politique de confidentialité; vous ne serez jamais dépouillés de vos droits en vertu de la présente Politique de confidentialité sans que la CTON ait d’abord obtenu votre consentement exprès. Toutes modifications à la présente Politique de confidentialité seront publiées sur les sites Web de la CTON et, en cas de modifications importantes, des avis plus évidents seront fournis, dont, dans certains cas, des avis par courriel traitant des modifications apportées à la présente Politique de confidentialité. La CTON conservera de plus les versions antérieures de la présente Politique de confidentialité dans ses archives à titre d’information.
« Les renseignements personnels » sont constitués de toute information consignée sur une personne identifiable. Parmi les exemples de renseignements personnels, on compte ce qui suit :
Ne sont pas jugées comme étant « personnelles » toutes données dont les identificateurs personnels ont été supprimés de sorte qu’il soit impossible de vous identifier. À cette liste s’ajoute votre titre, l’adresse et le numéro de téléphone de votre employeur ou de votre entreprise.
La CTON doit, à l’occasion, recueillir des renseignements personnels sur vous afin de vous fournir ses services, d’en faire la promotion, d’y apporter des améliorations et d’exploiter son entreprise de manière à se conformer à ses obligations juridiques.
Le type de renseignement que recueille la CTON est fonction des services choisis. À titre d’exemple :
La cueillette de renseignements personnels peut être effectuée en personne, au téléphone, par la poste, par courriel, par télécopieur ou par Internet. La présente Politique de confidentialité s’applique à toutes les méthodes de cueillette des renseignements personnels.
La présente Politique de confidentialité et les sites Web correspondant aux services dont vous comptez vous prévaloir contiennent des renseignements plus spécifiques sur les informations recueillies par la CTON et les raisons qui en motivent la cueillette.
Vos renseignements personnels seront utilisés uniquement aux fins précisées dans la Section 4 de la présente Politique de confidentialité ou à toutes autres fins expressément identifiées au moment de leur cueillette. Ces renseignements pourraient en outre servir à développer et à personnaliser les produits et services de la CTON et de ses divisions de sorte qu’ils puissent davantage répondre à vos besoins et à vos préférences.
Your personal information is only made available to those people who require access to your information for the purposes specified in Section 4 of our Privacy Policy. This includes certain ONTC employees. We may also from time to time disclose your information to our third party service providers who need the information to provide services to you on our behalf.
We make sure our employees and service providers are fully aware of our Privacy Policy and the requirements of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act, and ensure that appropriate safeguards are in place to protect your personal information. We ensure that service providers who will have access to personal information are bound by contractual terms requiring them to clearly comply with our Privacy Policy and the requirements of the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.
ONTC may also be required to disclose your personal information to people outside of ONTC for legal or regulatory reasons. Such disclosure is governed by the Freedom of Information and Protection of Privacy Act.
Vos renseignements personnels sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour les raisons précisées dans la Section 4 de la présente Politique de confidentialité, ainsi qu’à certains membres du personnel de la CTON. Nous pourrions de temps à autre divulguer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services indépendants pour qu’ils puissent vous offrir certains services en notre nom.
Nous faisons en sorte que notre personnel et celui des fournisseurs indépendants soient bien renseignés sur notre Politique de confidentialité et sur les exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et que les mesures de protection appropriées sont en place pour protéger vos informations. Nous mettons tout en œuvre pour que les fournisseurs de services qui ont accès à vos renseignements personnels soient liés par des clauses contractuelles les obligeant à se conformer explicitement aux exigences de notre Politique de confidentialité et à celles de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Pour des motifs de nature juridique ou réglementaire, la CTON pourrait également être tenue de divulguer vos renseignements personnels à des personnes de l’extérieur de la CTON. Une telle divulgation serait alors régie par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.
Nous disposons de divers moyens de protéger vos renseignements personnels. Ces moyens peuvent varier en fonction du type d’information requis et peuvent être utilisés en tout ou en partie :
En plus de faire le nécessaire pour que ces mesures de protection soient conformes à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, nous nous assurons que ces mesures reflètent les tendances et les pratiques d’excellence/les normes industrielles actuelles en matière de confidentialité lorsque cela est indiqué.
Oui. Pour obtenir une liste des banques de données personnelles que maintient la CTON, veuillez visiter le Répertoire de document du ministère des Services gouvernementaux.
La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée définit le fichier de renseignements personnels comme une « collection de renseignements personnels structurés de manière à pouvoir en extraire l’information en entrant simplement le nom, le numéro identificateur, un symbole ou un autre signe individuel lui étant attribué ».
La CTON conservera vos données personnelles tant et aussi longtemps que ces renseignements seront requis aux fins précisées. Par la suite, la CTON devra conserver vos renseignements personnels pendant un certain temps en vertu des directives de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et des autres lois en vigueur.
La CTON ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera pas vos renseignements personnels sans vous en avoir fait part et avoir obtenu votre consentement, sauf là où la loi le permet. Lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels, nous vous demandons habituellement votre consentement à les utiliser aux fins décrites dans la Section 4 de la présente Politique de confidentialité. Ceci comprend votre consentement à utiliser vos renseignements personnels aux fins précisées. En pratique, la CTON étudiera les circonstances dans lesquelles de tels renseignements lui ont été fournis et la nature confidentielle de tels renseignements avant de les utiliser.
Si vous ne désirez pas que la CTON utilise vos renseignements personnels, vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement en nous transmettant un avis par écrit. Nous vous prions cependant de noter que le retrait de votre consentement risque d’avoir incidence sur notre capacité à répondre à vos demandes ou à vous offrir nos services.
Oui. Si vous désirez accéder à vos renseignements personnels ou les mettre à jour, veuillez communiquer avec le conseiller juridique de la CTON à l’adresse ci-dessous.
Veuillez communiquer avec conseiller juridique de la CTON à l’adresse ci-dessous en cas de questions concernant notre Politique de confidentialité ou l’utilisation de vos renseignements personnels.
Hayden Wice, spécialiste, Accès à l’information et protection de la vie privée
Commission de transport Ontario Northland
555, rue Oak Est
North Bay, Ontario, P1B 8L3
(705) 472-4500, poste 516
