Politique sur la délégation

Introduction

Dans le cadre des pratiques exemplaires du secteur public, on encourage les conseils d’administration à prendre en considération les demandes de délégation lors des réunions portant sur une question spécifique. Conformément à ces pratiques, la Commission a élaboré la présente politique concernant la délégation pendant ses réunions.

Objet

La présente politique établit des lignes directrices pour l’utilisation de délégations en vue d’informer la Commission sur une question spécifique.

Portée

Cette politique s’applique à toutes les demandes de présentation d’une délégation lors d’une réunion de la Commission.

Politique

1. Les demandes de délégation lors des réunions de la Commission doivent être soumises à l’examen du président. Le président peut, à sa discrétion, approuver ou refuser la demande pour quelque raison que ce soit, y compris, sans s’y limiter :
   1. la pertinence de l’information pour la Commission;
   2. le temps disponible pendant la réunion de la Commission;
   3. les références du présentateur.
2. Une demande de délégation doit être présentée par écrit au président ou au secrétaire de la Commission au moins dix jours ouvrables avant la réunion de la Commission pendant laquelle le sujet en question fera l’objet de discussions.
3. Dans la demande de délégation présentée par écrit, il faut décrire la nature et l’objectif de la délégation.
4. La durée des interventions est limitée à dix (10) minutes. Un seul porte-parole peut s’exprimer au nom d’un groupe.
5. Les personnes ayant besoin d’un projecteur et/ou d’un ordinateur portatif pour une présentation au format électronique sont tenues d’en informer le président ou le secrétaire au moins 48 heures avant la réunion de la Commission.
6. À la suite de la présentation d’une délégation, les directeurs auront l’occasion de poser des questions au présentateur.
7. Le président peut, à sa discrétion, mettre fin à la délégation si l’attitude du présentateur ou les renseignements présentés sont inappropriés ou offensants, ou si les renseignements ne sont pas pertinents.
8. L’enregistrement audio ou vidéo des réunions de la Commission ou de la délégation par le présentateur ou d’autres invités est interdit.

Approuvé par les directeurs de la Commission le 15 septembre 2018.