Politique de délégation

Introduction

Les pratiques exemplaires dans le secteur public incitent les conseils d’administration à examiner les demandes de délégations qui veulent présenter une question particulière lors des réunions du conseil. Conformément à ces pratiques exemplaires, le Conseil a élaboré la présente politique concernant les délégations à ses réunions.

Objetif

La présente politique fournit les lignes directrices pour le recours aux délégations qui veulent informer le Con

Portée

La présente politique s’applique à toutes les demandes présentées par des membres du public pour présenter une délégation à une réunion du conseil.

Politique

1. Les demandes de délégation aux réunions du Conseil d’administration doivent être transmises au président aux fins d’examen. Le président peut, à son entière discrétion, approuver ou refuser la demande pour quelque raison que ce soit, notamment pour les raisons suivantes :
   1. la pertinence de l’information pour le Conseil;
   2. le temps disponible lors de la réunion du conseil d’administration;
   3. les justificatifs du présentateur.
2. Une demande de délégation au conseil d’administration doit être présentée par écrit au président ou au secrétaire général au moins 15 jours ouvrables avant la réunion du conseil au cours de laquelle la question sera examinée.
3. Une demande écrite de délégation doit accompagner la demande et expliquer la nature et l’objet de la délégation. Une réponse écrite concernant l’approbation ou le refus de la demande de délégation sera fournie au demandeur dans les deux jours ouvrables suivant la décision du président.
4. Les délégations doivent être limitées à dix (10) minutes. Un seul porte-parole peut s’exprimer au nom d’un groupe.
5. Toute personne qui a besoin d’utiliser un projecteur ou un ordinateur portable pour une présentation numérique doit en informer le président ou le secrétaire au moins 48 heures avant la réunion du conseil.
6. Les administrateurs auront l’occasion de poser des questions une fois que le présentateur de la délégation aura terminé son exposé.
7. Le président peut, à sa discrétion, mettre fin à la délégation si le présentateur ou l’information présentée n’est pas pertinent, inapproprié ou offensant.
8. L’enregistrement audio ou vidéo des réunions du conseil d’administration ou de la délégation par le présentateur ou d’autres invités est interdit.

Approuvé par les administrateurs de la Société le 22 avril 2025.