Politique de Confidentialité

Conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, la Commission de transport Ontario Northland (CTON) s’engage à assurer la précision, la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels qu’elle obtient et utilise. Pour satisfaire à cet engagement, elle a mis au point la présente Politique de confidentialité et s’engage à s’y conformer. La présente Politique de confidentialité vise l’entreprise et les activités de la CTON et de ses divisions.

En soumettant vos renseignements personnels à la CTON, vous consentez aux modalités et conditions de la présente Politique de confidentialité.

1. Responsabilité quant aux renseignements personnels

Les renseignements personnels se définissent comme toute information sur une personne identifiable quelconque, notamment :

  • son nom, son adresse, son numéro de téléphone ou son adresse courriel;
  • sa date de naissance;
  • tout numéro d’identification, symbole ou autre identifiant personnel; et
  • toute correspondance de nature implicitement ou expressément privée ou confidentielle.

En vertu de la Loi à l’accès à l'information et la protection de la vie privée, la CTON est garante des renseignements personnels à sa charge et sous son contrôle.

2. Consentement à la cueillette, à l’utilisation et à la divulgation de renseignements personnels

En soumettant vos renseignements personnels à la CTON, vous lui accordez votre consentement à les recueillir, les utiliser et les divulguer :

  • conformément avec la présente Politique de confidentialité;
  • à toutes autres fins vous étant précisées au moment de la cueillette de tels renseignements; et
  • à toutes fins permises par les lois en vigueur.

Vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement en nous transmettant un avis par écrit, et ce, sous réserve des lois en vigueur. Nous vous prions cependant de noter que le retrait de votre consentement risque d’avoir incidence sur notre capacité à répondre à vos demandes ou à vous offrir nos services.

3. Cueillette de renseignements personnels

Pour vous offrir ses services et/ou ses produits, la CTON doit recueillir vos données personnelles lorsque vous en faites la demande et subséquemment. La CTON pourra recueillir vos données personnelles en personne, au téléphone, par la pose, par télécopieur ou sur Internet.

Pour des raisons de sécurité et de protection du personnel de la CTON, de ses visiteurs et de ses clients, ainsi que pour la prévention et la détection d’activités criminelles, celle-ci pourrait mettre en place des caméras dans ses installations.

4. Les raisons de la cueillette de renseignements personnels

La CTON se réserve le droit d’utiliser vos renseignements personnels dans les cas suivants :

  • pour vous offrir ses produits et services, notamment :
    • pour vous faire part de ses produits et services;
    • pour vérifier votre identité et/ou votre admissibilité à certains services de la CTON;
    • pour exécuter des transactions de nature financière ou autres transactions, dont le paiement ou le remboursement d’un droit de transport;
    • pour mener des campagnes publicitaires, y compris des concours, des tirages, des tombolas, des promotions et des offres de produits et services de tiers;
    • pour vous faire connaître ses nouveaux produits et services ou sur certains événements futurs de la CTON, y compris les événements de tiers commandités par celle-ci; et
    • pour mettre en œuvre et administrer des programmes de récompenses et de fidélisation.
  • La gestion, le développement et l’amélioration de ses opérations, ses produits et ses services, en particulier :
    • pour répondre aux commentaires, aux questions et aux plaintes;
    • pour détecter et empêcher le vol et les activités illicites;
    • pour assurer la gestion et le respect des règlements, des règles administratives et des politiques de la CTON; et
    • à des fins d’audit des procédures internes.
  • L’évaluation, le traitement et la gestion : demandes d’emploi; réclamations en cas de blessures, de dommages et autres réclamations; les appels d’offres, les propositions et les contrats.
  • La recherche, la compilation de statistiques, la planification et les prévisions actuarielles, y compris :
    • l’analyse des résultats et tendances sur le plan opérationnel; et
    • la réalisation d’études de marché.
  • Pour se conformer aux obligations légales et réglementaires de la CTON et à celles de la présente Politique de confidentialité.
  • À toutes autres fins requises ou autorisées par la loi.

La CTON pourrait en outre utiliser vos renseignements personnels pour créer des données cumulatives. De telles données sont instaurées en un format capable d’empêcher ou de limiter les risques de divulgation de l’identité des personnes. Elles peuvent servir à créer des statistiques communes ou à étudier le comportement d’un groupe de clients (le nombre de clients vivant dans une région donnée, par ex.). La CTON utilise ces données cumulatives pour planifier, développer, mettre en œuvre, commercialiser et promouvoir ses produits et services. Elles ne servent nullement à vous identifier.

Dans l’éventualité où la CTON désirerait obtenir des renseignements personnels à des fins autres que celles précisées ci-dessus, elle vous en fera demande et obtiendra votre consentement avant de les utiliser à de telles fins.

5. Divulgation de renseignements personnels

Il se peut qu’à l’occasion la CTON fournisse vos renseignements personnels à des tiers avec lesquels elle collabore en vue de vous procurer ses produits et services ou lorsque de tels tiers nécessitent ces renseignements pour l’un ou l’autre des motifs mentionnés précédemment. À titre d’exemples de telles circonstances :

  • la CTON fournira des données cumulatives à des tiers à des fins de planification, de développement, de mise en œuvre, de commercialisation ou de promotion de ses services, ou à des fins de recherche, de compilation de statistiques, de planification et de prévision actuarielle;
  • lorsqu’une telle divulgation est requise ou autorisée par la loi ou suite à une ordonnance des tribunaux; ou
  • lorsque la divulgation à des tiers est raisonnablement nécessaire pour vous approvisionner en produits et services.

Les tiers se définissent comme suit : toute organisation avec laquelle la CTON collabore en vue de vous fournir ses produits et services, y compris les agents contractuels et autres fournisseurs de services, les sociétés affiliées, les municipalités et autres agences gouvernementales. Aucun renseignement personnel ne sera divulgué à des tiers sans que ceux-ci n’aient consenti à se conformer aux normes de confidentialité en vigueur, y compris à celles de la présente Politique de confidentialité et de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

6. Restrictions en termes de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de rétention de renseignements personnels

La cueillette de renseignements personnels se limite aux démarches nécessaires pour atteindre les fins stipulées par la CTON dans la présente Politique de confidentialité ou sauf avis contraire.

Une fois recueillis, les renseignements personnels sont utilisés et divulgués uniquement dans les cas suivants :

  • aux seules fins auxquelles ces renseignements ont été recueillis et auxquelles vous avez consenti (au titre de la présente Politique de confidentialité ou sauf disposition contraire) ou
  • lorsque les lois en vigueur l’exigent ou l’autorisent.

Vos renseignements personnels seront conservés pour les motifs cités précédemment aussi longtemps que nécessaire et, par la suite, pour une période de temps autorisée par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ou toute autre loi en vigueur. Lorsque vos renseignements personnels ne lui seront plus nécessaires, la CTON les détruira, les supprimera ou les effacera de ses dossiers de manière conforme à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Dans certains cas, des procédures de sauvegarde des données ou politiques de rétention de documents particulières pourraient empêcher la CTON d’enlever entièrement vos renseignements personnels. Dans de tels cas, ces renseignements seront conservés de façon sécuritaire conformément à la présente Politique de confidentialité.

7. La précision des renseignements personnels

La CTON adoptera les mesures appropriées pour faire en sorte que vos renseignements personnels soient précis, complets et à jour. Veuillez communiquer avec la CTON par écrit à l’adresse citée ci-après s’il vous faut confirmer, mettre à jour, supprimer ou corriger les renseignements personnels à votre égard dans ses dossiers. Vos renseignements personnels seront corrigés au besoin si vous démontrez incontestablement qu’ils sont inexacts ou incomplets. De telles modifications pourraient comprendre la correction, la suppression ou l’ajout d’informations, selon la nature des renseignements en cause. Si cela est indiqué, la CTON fournira les renseignements corrigés aux tierces parties ayant déjà accès à vos renseignements personnels.

8. La protection de vos renseignements personnels

Selon la nature confidentielle des renseignements personnels qu’elle recueille, la CTON fait appel à divers mécanismes de sécurité pour les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’accès, la divulgation, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés de tels renseignements. Ainsi, la CTON pourrait adopter des mesures de sécurité techniques, contractuelles, administratives et physiques, et ce, individuellement ou ensemble pour protéger vos renseignements personnels, quel que soit le format dans lequel ces renseignements sont conservés.

9. La transparence en matière de politiques et de pratiques

La CTON s’engage à faire en sorte que vous puissiez avoir accès aux renseignements relatifs à ses politiques et pratiques de confidentialité. À cette fin, elle publie sur son site Web des renseignements généraux sur ces politiques et pratiques de confidentialité. Nous vous prions de communiquer par écrit avec le conseiller juridique de la CTON au Commission de transport Ontario Northland, 555, rue Oak Est, North Bay, Ontario, P1B 8L3, ou au téléphone au 705-472-4500, poste 316 s’il vous faut des renseignements supplémentaires.

10. L’accès particulier à vos renseignements personnels

Vous pouvez, sur demande et en tout temps, obtenir une confirmation de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels et demander d’y avoir accès. Veuillez fournir à la CTON des données suffisantes pour lui permettre de vous remettre un rapport précis des renseignements personnels en sa possession. Selon la nature et la complexité de votre demande, certains frais pourraient être exigibles (conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée) avant que ladite demande ne puisse être traitée.

Dans certains cas, la CTON pourrait être dans l’impossibilité de vous fournir l’accès à l’ensemble des renseignements personnels dont elle dispose à votre égard. À titre d’exemple, il se peut qu’elle ne puisse divulguer de tels renseignements si ses dossiers font également référence à d’autres personnes, s’ils contiennent des renseignements de nature confidentielle ou s’ils font l’objet d’un privilège juridique. Les exceptions aux exigences en matière d’accès sont déterminées en fonction des lois en vigueur et la CTON vous fournira les raisons du refus de l’accès à vos renseignements personnels, le cas échéant.

11. Réfutation de la conformité

La CTON a mis en place certaines procédures pour répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements qu’elle reçoit concernant ses politiques et pratiques de traitement de vos renseignements personnels. Si vous croyez que la CTON ne se conforme pas aux principes énoncés dans la présente Politique de confidentialité ou à ceux de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, veuillez communiquer avec son conseiller juridique qui fera le nécessaire pour étudier la question. Toutes les plaintes seront étudiées et, lorsque celles-ci sont justifiées, les mesures nécessaires seront adoptées pour résoudre le problème conformément aux lois en vigueur.

Veuillez communiquer toutes questions ayant trait à la confidentialité à l’adresse suivante :

Conseiller juridique, CTON
Commission de transport Ontario Northland
555, rue Oak Est
North Bay, Ontario, P1B 8L3
(705) 472-4500, poste 316

12. Les modifications

La CTON pourra, à l’occasion, modifier la présente Politique de confidentialité; vous ne serez jamais dépouillés de vos droits en vertu de la présente Politique de confidentialité sans que la CTON ait d’abord obtenu votre consentement exprès. Toutes modifications à la présente Politique de confidentialité seront publiées sur les sites Web de la CTON et, en cas de modifications importantes, des avis plus évidents seront fournis, dont, dans certains cas, des avis par courriel traitant des modifications apportées à la présente Politique de confidentialité. La CTON conservera de plus les versions antérieures de la présente Politique de confidentialité dans ses archives à titre d’information.

Vos droits à la vie privée : Foire aux questions

En quoi constituent les renseignements personnels?

« Les renseignements personnels » sont constitués de toute information consignée sur une personne identifiable. Parmi les exemples de renseignements personnels, on compte ce qui suit :

  • vos nom, adresse, date de naissance, adresse courriel et numéro de téléphone
  • toutes données de nature financière (carte bancaire, carte de crédit et compte de banque servant au traitement de paiements préautorisés)
  • toute correspondance évoquant une expérience vécue par rapport aux services offerts par la CTON et les réponses à un tel échange par correspondance
  • toutes opinions personnelles ou tous points de vue exprimés dans une lettre ou un courriel à la CTON
  • toutes données démographiques recueillies dans le cadre d’un sondage
  • la préférence linguistique fournie sur demande
  • tous renseignements ayant trait au degré de scolarité et aux antécédents professionnels recueillis lors d’une demande d’emploi à la CTON.

Qu’est-ce qui ne constitue PAS un renseignement personnel?

Ne sont pas jugées comme étant « personnelles » toutes données dont les identificateurs personnels ont été supprimés de sorte qu’il soit impossible de vous identifier. À cette liste s’ajoute votre titre, l’adresse et le numéro de téléphone de votre employeur ou de votre entreprise.

Pourquoi la CTON a-t-elle besoin de mes renseignements personnels?

La CTON doit, à l’occasion, recueillir des renseignements personnels sur vous afin de vous fournir ses services, d’en faire la promotion, d’y apporter des améliorations et d’exploiter son entreprise de manière à se conformer à ses obligations juridiques.

Quels renseignements la CTON recueille-t-elle?

Le type de renseignement que recueille la CTON est fonction des services choisis. À titre d’exemple :

  • vos nom et adresse courriel servent à correspondre avec vous ou à répondre à vos questions;
  • vos nom, adresse, adresse courriel et données de nature financière sont requis à l’achat de billets de transport;
  • vos nom, adresse, adresse courriel, données de nature financière et les coordonnées du destinataire sont requis lorsque vous vous prévalez de nos services d’expédition;
  • vos nom, adresse, adresse courriel et autres renseignements personnels lorsque vous participez à un concours ou que vous désirez profiter de promotions commanditées par la CTON;
  • la cueillette de renseignements plus détaillés pourrait être nécessaire en cas d’infraction aux règlements de la CTON.

La cueillette de renseignements personnels peut être effectuée en personne, au téléphone, par la poste, par courriel, par télécopieur ou par Internet. La présente Politique de confidentialité s’applique à toutes les méthodes de cueillette des renseignements personnels.

La présente Politique de confidentialité et les sites Web correspondant aux services dont vous comptez vous prévaloir contiennent des renseignements plus spécifiques sur les informations recueillies par la CTON et les raisons qui en motivent la cueillette.

Quel usage la CTON fait-elle de mes renseignements personnels?

Vos renseignements personnels seront utilisés uniquement aux fins précisées dans la Section 4 de la présente Politique de confidentialité ou à toutes autres fins expressément identifiées au moment de leur cueillette. Ces renseignements pourraient en outre servir à développer et à personnaliser les produits et services de la CTON et de ses divisions de sorte qu’ils puissent davantage répondre à vos besoins et à vos préférences.

Qui a accès à mes renseignements personnels?

Vos renseignements personnels sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour les raisons précisées dans la Section 4 de la présente Politique de confidentialité, ainsi qu’à certains membres du personnel de la CTON. Nous pourrions de temps à autre divulguer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services indépendants pour qu’ils puissent vous offrir certains services en notre nom.

Nous faisons en sorte que notre personnel et celui des fournisseurs indépendants soient bien renseignés sur notre Politique de confidentialité et sur les exigences de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et que les mesures de protection appropriées sont en place pour protéger vos informations. Nous mettons tout en œuvre pour que les fournisseurs de services qui ont accès à vos renseignements personnels soient liés par des clauses contractuelles les obligeant à se conformer explicitement aux exigences de notre Politique de confidentialité et à celles de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée. Pour des motifs de nature juridique ou réglementaire, la CTON pourrait également être tenue de divulguer vos renseignements personnels à des personnes de l’extérieur de la CTON. Une telle divulgation serait alors régie par la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

Comment mes renseignements personnels sont-ils protégés?

Nous disposons de divers moyens de protéger vos renseignements personnels. Ces moyens peuvent varier en fonction du type d’information requis et peuvent être utilisés en tout ou en partie :

  • mesures de protection techniques (mots de passe, chiffrement et coupe-feu);
  • mesures de protection physiques (contrôle de l’accès aux installations, sécurité des postes de travail, verrouillage des classeurs contenant de la documentation, mesures de sécurité sur dispositifs mobiles au besoin);
  • mesures de protection administratives (autorisation de sécurité du personnel et accès « en cas de nécessité absolue »).

En plus de faire le nécessaire pour que ces mesures de protection soient conformes à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, nous nous assurons que ces mesures reflètent les tendances et les pratiques d’excellence/les normes industrielles actuelles en matière de confidentialité lorsque cela est indiqué.

Puis-je connaître la nature des renseignements personnels recueillis et retenus par la CTON?

Oui. Pour obtenir une liste des banques de données personnelles que maintient la CTON, veuillez visiter le Répertoire de document du ministère des Services gouvernementaux.

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée définit le fichier de renseignements personnels comme une « collection de renseignements personnels structurés de manière à pouvoir en extraire l’information en entrant simplement le nom, le numéro identificateur, un symbole ou un autre signe individuel lui étant attribué ».

Pendant combien de temps la CTON conservera-t-elle mes renseignements personnels?

La CTON conservera vos données personnelles tant et aussi longtemps que ces renseignements seront requis aux fins précisées. Par la suite, la CTON devra conserver vos renseignements personnels pendant un certain temps en vertu des directives de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée et des autres lois en vigueur.

Qu’arrive-t-il si je ne désire pas que la CTON utilise mes renseignements personnels?

La CTON ne recueillera, n’utilisera et ne divulguera pas vos renseignements personnels sans vous en avoir fait part et avoir obtenu votre consentement, sauf là où la loi le permet. Lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels, nous vous demandons habituellement votre consentement à les utiliser aux fins décrites dans la Section 4 de la présente Politique de confidentialité. Ceci comprend votre consentement à utiliser vos renseignements personnels aux fins précisées. En pratique, la CTON étudiera les circonstances dans lesquelles de tels renseignements lui ont été fournis et la nature confidentielle de tels renseignements avant de les utiliser.

Si vous ne désirez pas que la CTON utilise vos renseignements personnels, vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement en nous transmettant un avis par écrit. Nous vous prions cependant de noter que le retrait de votre consentement risque d’avoir incidence sur notre capacité à répondre à vos demandes ou à vous offrir nos services.

Puis-je avoir accès à mes renseignements personnels ou les mettre à jour?

Oui. Si vous désirez accéder à vos renseignements personnels ou les mettre à jour, veuillez communiquer avec le conseiller juridique de la CTON à l’adresse ci-dessous.

À qui dois-je adresser mes questions concernant la Politique de confidentialité de la CTON?

Veuillez communiquer avec conseiller juridique de la CTON à l’adresse ci-dessous en cas de questions concernant notre Politique de confidentialité ou l’utilisation de vos renseignements personnels.

Conseiller juridique, CTON
Commission de transport Ontario Northland
555, rue Oak Est
North Bay, Ontario, P1B 8L3
(705) 472-4500, poste 316